Análisis y visualización de datos con Power BI - Caso de Estudio: Monarch Store - Tablero

En la actualidad, las organizaciones producen grandes cantidades de información, que puede ser utilizada para mejorar la competitividad de la misma. En este sentido, la inteligencia de negocios es una valiosa herramienta para conocer, lo que ha pasado en la organización, lo que está pasando y así predecir lo que puede ocurrir. El objetivo es generar reportes y visualizaciones que permitan descubrir patrones en la información, con el fin de tomar mejores decisiones.

A continuación, se presenta a la empresa Monarch Store, ubicada en Venezuela, dedicada al comercio electrónico, que debido al aumento de la competencia decidió implementar una solución de inteligencia de negocios para optimizar sus operaciones y aprovechar la información que tiene a su disposición para tomar mejores decisiones. Dicho esto, partió de un análisis de la situación actual, utilizando los datos que extrajo de sus operaciones en los últimos tres años.

Está cerrando el año 2022 y desea conocer estrategias de comercialización y crecimiento para el próximo año, así que necesita estudiar sus bases de datos. Para ello registra todos los pedidos de sus clientes, información sobre los despachos, también posee una base de datos de clientes en donde ha recopilado información geográfica.

La empresa desea expandirse, mejorar la tasa de conversión en un 15% y aumentar las ventas para obtener mayores beneficios. Sin embargo, surgen preguntas sobre cuáles productos se deben promocionar y cuáles productos deben discontinuarse. Dicho esto, Monarch Store busca saber cuáles son sus 5 productos más vendidos, cuáles son los 5 productos menos vendidos y analizar cuantos pedidos se realizaron en el año 2022, el número de unidades vendidas y el total de ingresos en 2022. También desea conocer cuál fue el crecimiento con respecto al año 2021 y 2020, donde se ubican los clientes y el estatus de sus pedidos, para conocer su efectividad operativa.

Monarch Store desea compartir todos los hallazgos con los miembros de su departamento de una forma intuitiva y detallada por medio de reportes, realizando las acciones correctivas de ser necesario. Por esta razón, decide elaborar un proyecto de Business Intelligence para identificar tendencias en las ventas, reducir el nivel de incertidumbre y mejorar la toma de decisiones.

Departamentos y Procesos

La empresa posee los siguientes departamentos: IT, Recursos Humanos, Compras, Logística, Ventas, Facturación, Contabilidad, Atención al Cliente y Mercadeo. Aunado a esto, la misma cuenta con los siguientes procesos:

1. Colocación del pedido: El cliente hace un pedido a través del sitio web.
2. Recepción del pedido: El departamento de ventas recibe el aviso de una nueva venta.
3. Notificación al cliente: El cliente recibe una confirmación automática de que hemos recibido su pedido.
4. Creación de facturas: El departamento de facturación, crea y registra la factura del nuevo pedido, con los datos del cliente, así como la cantidad de productos vendidos.
5. Registro de ingresos: El departamento de contabilidad registra un nuevo movimiento contable, realizando un análisis y seguimiento.
6. Preparación del pedido: El departamento de logística o de almacén se encarga de recoger, preparar y empacar el pedido, colocándole una etiqueta identificadora.
7. Envío del paquete: El departamento de logística se encarga de enviar los productos al cliente, firmando un acuse de recibo y registrando estos datos en el sistema.
8. Reposición de inventario: En paralelo, el departamento de logística se encarga de verificar el número de unidades existentes en el almacén y si el sistema indica que hay pocas unidades de un producto, le envía la requisición al departamento de compras.
9. Compra de mercancías: El departamento de compras se encarga de solicitar nueva mercancía, verificando las cantidades necesarias, solicita cotizaciones a los proveedores y emite una orden de compra.
10. Gestión de devoluciones: Si un cliente necesita devolver un producto, el departamento de atención al cliente o departamento de ventas procesará una solicitud de devolución y coordinará la recogida del producto. Después, el departamento de logística o almacén actualiza el inventario, el departamento de facturación emite un reembolso o nota de crédito al cliente y el departamento de contabilidad registra una devolución en ventas.

Flujograma de Procesos

Flujograma de Procesos - Empresa de E-Commerce

Objetivo General

El objetivo general es el estudio y el análisis de las ventas, las tendencias en las ventas, mostrar los productos más vendidos, los productos menos vendidos, la contribución de ventas por región y el crecimiento acumulado anual.

Proceso de Ingeniería Inversa

El proceso de Business Intelligence comienza a partir de la obtención y la preparación de los datos, luego se lleva a cabo la exploración de los datos, la presentación de la información y el descubrimiento de hallazgos.

En primer lugar, se importó el origen de datos desde un archivo de texto separado por comas (CSV), el cual se convirtió en un libro de Excel. Este archivo contiene 2823 registros con datos de órdenes, productos, cantidades, precios, ventas, datos del cliente, del contacto, fechas y ubicación geográfica.

Base de Datos - E-Commerce

En la preparación de los datos, se realiza una limpieza los datos con el fin de estandarizar la información, evitando errores ortográficos, datos incompletos, nulos o con diferentes formatos. Dicho esto, se utilizó la herramienta Power Query, integrada en Power BI, para realizar el proceso ETL. En este sentido, el primer paso en la limpieza fue convertir la primera fila en encabezados y cambiar el nombre de las columnas.

Limpieza y transformación de datos - Usar primera fila como encabezado

Durante la exploración de los datos se encontró Japón, estaba siento tomado en cuenta como un continente entero, así que se reemplazaron los valores, con el código APAC (Asia, Oceanía y el océano Pacífico).

Limpieza de Datos - Reemplazar valor de Celda Power BI

Tabla de Pedidos

Luego del proceso de limpieza de datos, se obtuvieron las siguientes tablas de una manera estandarizada y con el tipo de dato adecuado:

Tabla de Pedidos

Primeras filas de la Tabla de Detalles de Pedido

Tabla Detalles de Pedido

Recomendación: Si estás en el idioma español y el origen de datos posee valores decimales, se recomienda cambiar puntos (.) por comas (,), porque se convertirán a un número entero.

Primeras filas de la Tabla Producto

Tabla de Productos

Primeras filas de la tabla Cliente

Tabla de Clientes

Se separaron las diferentes dimensiones de la tabla principal, entre ellas la dimensión de tiempo, realizando una copia de la tabla principal, se seleccionaron columnas como la fecha de la orden, trimestre, mes y año, quitando las otras columnas.

Dimensión Tiempo - Quitar otras columnas

Como algunas fechas poseen horas y otras no, se optó por transformar la columna y extraer el texto antes del delimitador, es decir, el espacio, conservando la parte de la fecha.

Dimensión Tiempo - Extraer texto antes del delimitador

Finalmente, en la dimensión tiempo, se eliminaron los duplicados para que en la tabla solo haya valores únicos.

Dimensión Tiempo - Quitar Duplicados

Dimensión Espacio

En esta dimensión se agruparon todas las ciudades únicas, presentes en los datos, agrupando columnas como la ciudad, el estado, el país, el código del territorio y la Región (Europa, Norte América o Asia-Pacífico y Oceanía).

Dimensión Espacio - Datos Geográficos

Modelado de datos

La base de datos original contaba con 2823 registros, pero utilizando la función de modelado de Power BI, se dividió la fuente de datos en diferentes dimensiones, con el fin de optimizar el manejo de la información, identificando las diferentes entidades involucradas: Pedido, Detalle de Pedido, Producto, Línea de Producto, Cliente y dimensiones como el Espacio, así como el Tiempo.

Modelo de Datos - Plataforma de E-Commerce

Después del proceso de análisis y limpieza de los datos se elaboró el siguiente reporte con la información de la base de datos, en donde se observan diferentes visualizaciones capaces de responder a las preguntas propuestas.

Rendimiento total de la empresa

El reporte responde a la pregunta de cuantos ingresos totales que ha obtenido la empresa a lo largo de 3 años, representando un total 10,03 millones de dólares. Asimismo, se han vendido 99 mil unidades y se han colocado 307 pedidos. Siendo Estados Unidos, España y Francia los países con mayor cantidad de ventas y cuenta con un crecimiento en las ventas por mes.

Dashboard del rendimiento general de la empresa - Power BI

Rendimiento del año 2020

A través de elemento visual de segmentación de datos, se puede seleccionar el año 2020, filtrando las demás visualizaciones. Dicho esto, el reporte indica que en el año se vendieron 35 mil unidades, se realizaron 104 pedidos y se obtuvieron ingresos de 3,52 millones de dólares, un 98,08% de los pedidos han sido enviados, 0,96% han sido cancelados y 0,96% han sido resueltos, por lo tanto, se tiene una eficacia operacional muy alta.

Rendimiento del año 2020

Rendimiento del año 2021

Por otra parte, el reporte indica que en el año 2021 se realizaron 144 pedidos, se vendieron 47 mil unidades y se obtuvieron ingresos de 4,72 millones de dólares. En este sentido, hubo un incremento de ventas del 34% en el año 2021 con respecto al año 2020.

Dashboard del rendimiento del año 2021 - Segmentación de Datos

Rendimiento del año 2022 (Hasta mayo)

Por último, en el año 2022, solamente se tienen registros hasta el mes de mayo, sin embargo, hasta la fecha la empresa ha realizado facturado 59 pedidos, vendiendo 18 mil unidades y obteniendo 1.79 millones de dólares. Además, se observa una caída en ventas durante el mes de abril y no se posee ningún pedido cancelado, sin embargo, se tienen 3 pedidos retenidos.

Dashboard del rendimiento del año 2022 - Segmentación de datos

5 Productos con el mayor desempeño

El reporte indica que el producto más vendido es el Jaguar XK120 Roadster (Auto Clásico), el Chevrolet Corvette Stingray 1969 (Auto Clásico), la Kawasaki Ninja ZX-6R (Motocicleta), el Ferrari 250 GTO 1962 (Auto Clásico) y el AC Cobra 289 (Auto Clásico). Además, se concluye que el vehículo Jaguar XK120 Roadster (S18_3232) es producto más vendido en el año 2020, 2021 y 2022, con unas ganancias totales de 288,25 mil dólares. Por lo tanto, la empresa debe seguir produciendo y/o comercializando este producto.

Gráfico de barras: Productos más vendidos

5 Productos con el menor desempeño

Si se ordena de forma ascendente, se podrán observar los productos menos vendidos, entre ellos el Bugatti Type 50 1931 (Auto Vintage), la Ducati Monster 797 (Motocicleta), el Cadillac V-16 1930 (Auto Vintage), el Pontiac GT 1968 (Auto clásico) y el Ford Model A 1929 (Auto clásico). Asimismo, a través del código se puede observar que varios productos con el prefijo S24 se encuentran en el peor desempeño, lo que indica que se debe dejar de producir o descontinuar este tipo de producto.

Gráfico de barras: Productos con el menor desempeño - Visualización de datos

Ventas Año y por Región

La visualización de ventas por año y por región indica que en 2020 se obtuvieron ingresos totales por 3,52 millones de dólares, en 2021 ingresos por 4,72 millones de dólares y en 2022 se han alcanzado 1,79 millones de dólares (hasta mayo), esto demuestra un crecimiento en ventas para la empresa.

Asimismo, el reporte indica que la región con mayor contribución a las ventas es Europa, con un aporte de 4,98 millones de dólares, le sigue Norteamérica, con 3,85 millones de dólares, Oceanía con 0,63 millones de dólares y por último la región Asia-Pacífico con 0,57 millones de dólares. Se concluye que la empresa no posee clientes en Centro América, Suramérica ni África.

Ventas por Año y por Región - Gráfico de Columnas Power BI

Ventas por Línea de Producto

El informe refleja que las líneas de producto con mayor cantidad de ventas son los carros clásicos, con una contribución del 39,07%, es decir, 3,92 millones de dólares, le siguen los carros vintage, con un porcentaje de 18,97% (1,9 millones de dólares), a continuación, las motocicletas con el 11,63% (1,17 millones de dólares), los camiones y buses con el 11,24% (1,13 millones de dólares), los aviones, equivalente al 9,7%, los barcos, el 7,12% y por último los trenes, con un 2,26% (226 mil dólares). En este sentido, los autos clásicos son los productos más populares.

Ventas por línea de producto - Diagrama Circular - Power BI

Ventas por País

El reporte indica que los tres países con una mayor contribución en ventas son Estados Unidos (USA), con 3,6 millones de dólares en ventas, España (1,2 millones de dólares) y Francia (1,1 millones de dólares). Le siguen países como Australia, Reino Unido e Italia.

Ventas por País - Tabla

Ventas por mes

El reporte indica que se tienen unas ventas constantes a lo largo del año y se ha experimentado un crecimiento en ventas con respecto al año 2021 y el año 2020. Además, el gráfico muestra cómo se produce un incremento recurrente en ventas durante el mes de noviembre y vuelve a disminuir en diciembre.

Ventas por Mes - Diagrama de línea Power BI

Dicho esto, la herramienta de segmentación de datos, para filtrar los datos con respecto al mes de noviembre se pueden visualizar cuáles fueron los productos más vendidos en ese mes. Siendo el producto más vendido el auto clásico Jaguar XK120 Roadster, pero subiendo en categoría el Peterbilt 379 (el cual es un camión), el Chevrolet Impala SS 409, la moto Kawasaki Ninja ZX-6R y el auto clásico Chevrolet Corvette Stingray 1969. En este sentido, la inteligencia de negocios ayudó identificar cuál producto vender según el mes o la temporada.

Productos más vendidos en el mes de noviembre - Power BI

Estatus de los pedidos

A nivel operativo, el reporte refleja que la mayoría de los pedidos han sido enviados satisfactoriamente, con una tasa de finalización del 93,16%, 1,95% de los pedidos están en proceso, 1,3% están cancelados, 1,3% están retenidos, 0,98% están en disputa y 1,3% están resueltos. Siendo estos últimos porcentajes relativamente bajos, por lo tanto, la empresa está trabajando eficientemente en los procesos de preparación y envío del paquete, pero puede mejorar.

Estatus de pedidos - Diagrama de anillo Power BI

Número de órdenes canceladas

En relación con la disposición anterior, a lo largo de 3 años, la empresa solo ha tenido 4 pedidos cancelados, entre ellos, un pedido cancelado en octubre de 2020 y luego 3 pedidos cancelados en mayo y junio de 2021. No se tienen pedidos cancelados en el año 2022. Por lo tanto, la empresa tiene una tasa de conversión superior al 93% y una alta eficacia en las operaciones.

Conclusión

El análisis de la información, aplicando las técnicas y herramientas de inteligencia de negocios, ayudan a comprender el rendimiento y la situación actual de la empresa. Dicho esto, gracias al proceso de Business Intelligence la empresa Monarch AI pudo detectar tendencias en las ventas, identificar los productos más vendidos y los productos menos vendidos, de esta manera se puede actualizar el catálogo de productos para aumentar las ganancias.

Asimismo, se puede afirmar que los autos clásicos son los productos que le están trayendo mayores beneficios a la empresa y la región de Europa es la que ha ofrecido un mayor margen contribución en ventas, siguiéndole Norte América, Oceanía y por último Asia. Adicionalmente, se concluye que la empresa no posee clientes en el mercado latinoamericano ni en el mercado africano. Además, a través del análisis de sus pedidos, pudo determinar su eficacia operativa, enviando satisfactoriamente el 93% de sus pedidos.

Finalmente, este análisis le ha permitido a la empresa conocer si está presentando un crecimiento en ventas con respecto al año anterior y cuáles las estrategias han sido efectivas. En conclusión, la inteligencia de negocios permite identificar patrones en los datos, creando visualizaciones atractivas que permiten detectar oportunidades, tomar mejores decisiones y asegurar que el mensaje se retenga por más tiempo.

Referencias

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